Privacyverklaring

Privacyverklaring - Alumnidag

In deze privacyverklaring kan je nalezen hoe jouw persoonsgegevens via de website van Alumnidag verwerkt worden.

De Alumnidag bestaat uit een gevarieerd programma met meer dan 100 activiteiten. Alumni kunnen een account aanmaken op deze website, met als voornaamste doel een persoonlijke agenda samenstellen voor de Alumnidag. Daarnaast zullen sommige activiteiten uit het programma een apart inschrijvingsformulier bevatten.

De Universiteit Gent verwerkt persoonsgegevens van afgestudeerden van de Universiteit Gent die zich registreren en een account aanmaken op deze website (https://alumnidag.ugent.be).

1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Onder “persoonsgegevens” wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

1.1 Bij registratie

Wanneer je je inschrijft voor een activiteit, wordt er een account aangemaakt op deze website. Je kan ook een account aanmaken (om een persoonlijke agenda aan te maken) zonder specifiek in te schrijven voor een activiteit.

Bij het registreren en inschrijven voor een activiteit worden volgende persoonsgegevens gevraagd:

• Naam en voornaam
• Afstudeerjaar
• Faculteit (waar je een UGent-diploma hebt behaald)
• E-mailadres

1.2 Infinitum

Infinitum is het alumniplatform van de UGent. Wanneer je je registreert voor een activiteit en een account aanmaakt op de website van Alumnidag, worden deze persoonsgegevens opgenomen of geactualiseerd in Infinitum (https://infinitum.ugent.be).

De Universiteit Gent verwerkt verder geen bijzondere persoonsgegevenscategorieën (“gevoelige gegevens”) van alumni waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, noch verwerkt zij genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

2. Doeleinde en rechtsgrond van de verwerking van uw persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden met de meeste aandacht en zorgvuldigheid door ons verwerkt met het oog op de organisatie van de Alumnidag, en op het realiseren van een Universiteit Gent-alumnibeleid.

De verwerking van de persoonsgegevens binnen deze website gebeurt op basis van jouw toestemming,  binnen Infinitum worden de persoonsgegevens verwerkt in het kader van het gerechtvaardigd belang van de Universiteit, namelijk het beheer van haar alumni.

Indien je jouw account wenst stop te zetten, kan je dit steeds door ons te contacteren op alumni@ugent.be.

3. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Voor het websitebeheersysteem van de Alumnidag

De UGent-medewerkers die instaan voor de organisatie van de Alumnidag hebben toegang tot je persoonsgegevens op een strikte “need-to-know” basis. Deze toegang geldt enkel voor de doeleinden met betrekking tot de organisatie van de Alumnidag (inschrijving voor evenementen).

Voor alumniplatform Infinitum

De medewerkers van de Centrale Alumniwerking en de afdeling Internationalisering van de Universiteit Gent hebben toegang tot je persoonsgegevens op een strikte “need-to-know” basis. Deze toegang geldt enkel voor de doeleinden vermeld in de privacyverklaring van Infinitum (https://infinitum.ugent.be/page/privacy-statement).

Ook de beheerders van de decentrale alumniverenigingen en internationale chapters hebben toegang tot persoonsgegevens, en dit uitsluitend tot de persoonsgegevens van die alumni, die op basis van hun behaald diploma aan de alumnivereniging van de opleiding/faculteit toegewezen zijn of die op basis van hun nationaliteit of verblijfplaats aan een internationaal chapter / alumni abroad toegewezen zijn. Deze decentrale alumniverenigingen zijn feitelijke verenigingen en vzw’s die hun werking hebben buiten de Universiteit Gent en als aparte verwerkingsverantwoordelijke optreden voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de decentrale alumnivereniging.

De Universiteit Gent waakt erover dat jouw gegevens niet worden doorgegeven aan derden, behoudens voor onderstaande toepassingen:

• Wanneer je hiertoe voorafgaand jouw toestemming verleend hebt of wanneer de toegang, het gebruik, het behoud of de openbaarmaking van uw persoonsgegevens redelijkerwijs noodzakelijk is (bv. om te voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving, om technische of beveiligingsproblemen te detecteren, om de rechten, eigendom of veiligheid van de Universiteit Gent te beschermen, enz.);
• Voor het organiseren van bevragingen door de Universiteit Gent die plaatsvinden in het gerechtvaardigd belang van de Universiteit, waarbij je als alumnus gecontacteerd wordt om bijvoorbeeld de werking van de Universiteit Gent en de kwaliteit van het onderwijs te evalueren.

4. Hoe lang worden uw persoonsgegevens verwerkt?

De persoonsgegevens worden tot 14 dagen na de Alumnidag (26 maart 2023) bewaard in het websitebeheersysteem van de Alumnidag, en na de Alumnidag  overgenomen in UGent-alumniplatform Infinitum (https://infinitum.ugent.be).

De verwerking van persoonsgegevens wordt gestaakt op het moment dat je jouw recht van bezwaar inroept tegen alle verwerkingen.

De toestemming om gegevens na de Alumnidag  over te nemen in alumniplatform Infinitum kan ten allen tijde ingetrokken worden door ons te contacteren op alumni@ugent.be. Daarnaast kan je ook jouw account op Infinitum (laten) verwijderen.

5. Veiligheid van uw persoonsgegevens

Informatiebeveiliging is een noodzakelijke voorwaarde voor bescherming van persoonsgegevens.  De Universiteit Gent zorgt daarom, in samenspraak met websitebeheerder Debugged BV, met maatschappelijke zetel gelegen te Drapstraat 29a, 9810 Nazareth, BE0472.964.377, voor passende technische en organisatorische maatregelen om de confidentialiteit van persoonsgegevens te garanderen, en ze te beveiligen tegen enige vorm van verlies of onrechtmatige verwerking.

Dit wordt gereflecteerd in het modulaire informatieveiligheidsbeleid  dat aan de UGent wordt gevoerd.  Dit beleid is gebaseerd op de internationaal erkende standaard voor informatiebeveiliging ISO/IEC 27001 en omvat policies, richtlijnen en procedures (bijvoorbeeld praktische richtlijnen voor veilig werken met IT-middelen).  Het beleid wordt op regelmatige basis aangevuld en geactualiseerd.  Bovendien worden op basis van risicoanalyses controles en audits uitgevoerd op geselecteerde toepassingen of verwerkingen. Het beleid wordt ten slotte aangevuld met een informatieveiligheidsplan, dat om de drie jaar wordt vastgelegd.

6. Welke rechten heeft u in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens?

A. Je hebt het recht op toegang tot jouw persoonsgegevens, wat betekent dat je ons kunt vragen om informatie te verstrekken over de persoonsgegevens die we over jou bewaren. Je kan ook een kopie van jouw persoonsgegevens opvragen. Houd er rekening mee dat je moet aangeven voor welke verwerkingsactiviteiten je toegang wenst tot jouw persoonsgegevens.

B. Je hebt het recht om te verzoeken dat wij jouw persoonsgegevens corrigeren als je kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over jou verwerken onjuist, onvolledig of verouderd zijn.

C. Als we jouw toestemming hebben gevraagd en verkregen om jouw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken, heb je altijd het recht om deze eerder gegeven toestemming in te trekken. Deze intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens die reeds op grond van deze toestemming verwerkt werden.

D. Je kan ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen als je met succes jouw recht uitoefende om jouw toestemming in te trekken of jouw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als een van deze omstandigheden van toepassing is, zullen we jouw persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen, tenzij wettelijke verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen ons verbieden jouw persoonsgegevens te verwijderen.

E. In de volgende omstandigheden kan je ons vragen de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken:

1. 1. terwijl we jouw verzoek om jouw persoonsgegevens te corrigeren beoordelen;
   2. terwijl wij jouw bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens beoordelen;
   3. als een dergelijke verwerking onrechtmatig was, maar je de voorkeur geeft aan een beperking boven verwijdering;
   4. als we jouw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar je hebt ze nodig voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

F. Als we jouw persoonsgegevens verwerken voor de doeleinden van onze eigen gerechtvaardigde belangen of in het algemeen belang, heb je het recht om bezwaar maken tegen onze verwerking van jouw persoonsgegevens. Als ons belang betrekking heeft op direct marketing, zullen we jouw verzoek onmiddellijk inwilligen. Voor andere belangen, bijvoorbeeld onze veiligheidsbelangen, vragen wij je de specifieke omstandigheden te beschrijven die aanleiding geven tot het verzoek. In dat geval wegen we jouw omstandigheden af tegen onze belangen. Als deze overweging ertoe leidt dat jouw omstandigheden zwaarder wegen dan onze belangen, zullen jouw persoonsgegevens niet verder worden verwerkt.

Om jouw rechten uit te oefenen kan je contact opnemen met de centrale alumniwerking van de UGent via alumni@ugent.be of met de Functionaris Gegevensbescherming via privacy@ugent.be. Als uw verzoek gegrond blijkt, zullen we je uiterlijk 30 dagen na ontvangst van jouw verzoek, hieromtrent informeren.

Als je herhaaldelijk hetzelfde verzoek indient en duidelijk ongemak veroorzaakt, kunnen we deze opeenvolgende verzoeken weigeren of jou administratiekosten in rekening brengen. We kunnen je ook het recht op toegang tot jouw persoonlijke gegevens weigeren of slechts gedeeltelijk verlenen, indien een dergelijke toegang de rechten en vrijheden van anderen, inclusief die van de Universiteit Gent, onevenredig zou kunnen schaden.

Als je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via privacy@ugent.be. Als je niet tevreden bent met het antwoord, kan je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen) en/of de Vlaamse Toezichtcommissie (https://overheid.vlaanderen.be/klachtenprocedure-vtc).

7. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en hoe kan u ons contacteren?

Deze verwerkingsactiviteit wordt uitgevoerd door de centrale alumniwerking, Directie Communicatie, van de Universiteit Gent.

De Universiteit Gent treedt op als verwerkingsverantwoordelijke. Voor vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens, opmerkingen of suggesties kan u contact opnemen met de centrale alumniwerking door te mailen naar alumni@ugent.be.

8. Wijzigingen aan de privacyverklaring

Onderhavige privacyverklaring kan worden aangepast om te blijven voldoen aan de toepasselijke regelgeving.